Audit Vorbereitung für Mitarbeiter
Viele Unternehmen führen regelmäßig Management-Audits mit ihren Führungskräften durch. Anlässe sind:
- Vorstandswechsel.
- Strategiewechsel.
- Fusion.
- Merger.
- Akquisition.
- Verändertes Marktumfeld.
Viele Teilnehmer eines Audits gehen mit leichtem Unbehagen in das Verfahren. Einerseits sind sie erfahrene Führungskräfte, die sich in zahlreichen kritischen Situationen bewährt haben. Andererseits stehen sie im Audit auf dem Prüfstand, ihre Qualität als Manager und Führungskraft wird kritisch hinterfragt.
Sie haben nicht viel Zeit zu lesen? Dann lesen Sie diese Zusammenfassung:
Management Audits werden von Unternehmen durchgeführt, um die Qualität des Managements zu erheben. Dabei geht es vor allem um die Frage, wie die einzelnen Manager zum Erfolg des Unternehmens beitragen können, welche Kompetenzen sie in die Umsetzung der Strategie einsetzen können.
Inhaltsverzeichnis
Quick-Check: Audits einfach erklärt
Für Teilnehmer an einem Audit sollten Sie folgende Grundlagen eines Management Audits kennen.
Erfahrungsgemäß schneiden Kandidaten im Audit um so besser ab, je mehr sie über die Grundlagen und Ziele eines Audits wissen.
Welche Ziele hat das Audit?
Auftraggeber und Initiator eines Audits sind zumeist Vorstand und/oder Aufsichtsrat des Unternehmens. Anlass sind interne oder externe Veränderungen wie Merger & Acquisitions (Unternehmenskauf oder Fusion), veränderte Bedürfnisse der Kunden und des Marktes, interne Umstrukturierungen, Strategiewechsel oder Vorstandswechsel.
Die wichtigsten Fragen im Audit sind:
Wie ist die Qualität des Managements insgesamt?
Welche Führungskräfte können die anstehenden Veränderungen mitgehen und den Erfolg des Unternehmens vorantreiben? Welche nicht?
Wie können die vorhandenen Führungskräfte unterstützt werden?
Die Ergebnisse eines Audits können vielfältig sein. Angefangen bei gezielten Personalentwicklungsprogrammen bei Abweichungen vom gesuchten Kompetenzprofil (etwa: Trainingsprogramme bspw. für Führung oder Lean Methoden) über veränderte Rollen für die Führungskräfte (mehr, weniger oder andere Verantwortung) bis hin zum Outplacement für Führungskräfte.
Was wird bei einem Audit genau geprüft?
Bei einem Audit geht es um die Bewertung der Führungskräfte vor dem Hintergrund der strategischen Ziele des Unternehmens. Typische Kompetenzbereiche, die im Audit geprüft werden, sind:
Qualität der Führung, z.B. Talententwicklung und Weiterentwicklung von Mitarbeitern, agile Führung, Schaffen einer offenen Feedbackkultur
Ergebnisorientierung, z.B. Leistungsmotivation, Eigeninitiative, Schaffen von schlanken Prozessen und Abläufen in der Organisation
Umgang mit der VUCA-Welt (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity), Fähigkeit zur Ambidextrie
Strategisches Denken
Welche Vorteile hat das Audit für Unternehmen?
Die Auditoren verschaffen dem Unternehmen eine Übersicht über die Qualität des Managements insgesamt. Darüber hinaus werden Potenziale des Unternehmens im Management identifiziert und die Unternehmensleitung erfährt auch, welche Kompetenzen fehlen und durch externes Recruiting ersetzt werden müssen.
Im Audit werden auch Führungskräfte identifiziert, die die anstehenden Veränderungen nicht mitgehen wollen oder können und denen neue Rollen zugewiesen werden können.
Für die Personalentwicklung gibt ein Audit Prozess Anhaltspunkte für gezielte individuelle und kollektive Entwicklungsmaßnahmen für das Management.
Wer führt ein Audit durch?
Die Audits werden von zwei verschiedenen Arten von Beratern durchgeführt.
Personalberater/Executive Search Firmen
Fast alle Personalberater (auch „Headhunter” genannt) führen Management Audits durch. Ein Auditor, der hauptsächlich im Executive Search tätig ist, wird die Bewertung des Managements vor dem Hintergrund seiner Branchenkenntnis und seiner allgemeinen Lebenserfahrung vornehmen. Diese Auditoren sind in der Regel jedoch nicht im Umgang mit eignungsdiagnostischen Instrumenten geschult und verlassen sich deshalb in der Durchführung und Bewertung auf persönliche Gespräche zwischen Auditor und Führungskraft.
Psychologische Beratungen/Managementdiagnostik
Auditoren mit einem psychologischen Hintergrund ergänzen das Interview mit den Kandidaten zumeist durch weitere eignungsdiagnostische Verfahren (z.B. Persönlichkeitsfragebögen, Intelligenztests, Rollenspiel, Fallstudien). Psychologisch geschulte Auditoren haben unter Umständen weniger Kenntnisse der Branchen, dafür verfügen sie über Kenntnisse eignungsdiagnostischer Instrumente.
Internes vs externes Audit
Interne Audits
Selten werden Audits mit internen Auditoren durchgeführt, z. B. von Mitarbeitern der Personalentwicklung. Interne Auditoren sind zumeist nicht unabhängig, da sie die Auditierten aus der täglichen Arbeit kennen. Interne Audits werden eher für die Analyse von Prozessen als für Personen eingesetzt.
Externe Audits
In der Regel werden Audits mit externen Auditoren durchgeführt, das sind entweder psychologisch geschulte Auditoren oder Personalberater. Hier geht es dann um die Einschätzung der Führungskräfte und des Managements insgesamt. In einem externen Audit wird bewusst „der Blick von außen” auf das Unternehmen gesucht.
So läuft ein Audit ab
Ein Management Audit ist ein strukturiertes Verfahren, das nach einem definierten Prozess abläuft.
1. Vorbereitung
Strategie
Der Ausgangspunkt eines Audits ist die Strategie des Unternehmens. Diese muss auf einzelne Abteilungen und Rollen heruntergebrochen werden:
- Welche Herausforderungen stellen sich den einzelnen Fachbereichen im Rahmen der zukünftigen Strategie? Welche Anforderungen und Kompetenzen sind zukünftig für alle Beteiligten erforderlich?
- Wie muss die Organisation verändert werden, um den strategischen Herausforderungen zu begegnen?
Kommunikation
Erfolgskritischer Punkt eines Audits ist eine offene und transparente Kommunikation über Ziele, Inhalte und Konsequenzen.
- Welche Personen nehmen an dem Audit teil?
- Wer sind die Auditoren, wer führt das Audit durch?
- Wie sieht das Vorgehen im Einzelnen aus, was sind die Inhalte des Audit-Gesprächs?
- Wie werden die Ergebnisse kommuniziert?
- Wer erhält die Ergebnisse?
- Was sind die möglichen Konsequenzen des Audits?
- Wie sieht der Follow-up-Prozess aus? Welche Rolle spielt die Personalentwicklung?
2. Durchführung
Die Durchführung erfolgt fast immer in Einzelgesprächen.
Der Inhalt des Gesprächs bzw. Interviews orientiert sich an der Frage, wie die einzelne Führungskraft einen Beitrag zur Umsetzung der Strategie des Unternehmens leisten kann.
Dabei stehen die Kompetenzen, Fähigkeiten, aber auch Wünsche und Ideen der Führungskräfte im Mittelpunkt.
Zur Einschätzung der Kompetenzen und Fähigkeiten der Führungskräfte werden häufig zusätzlich eignungsdiagnostische Verfahren (Tests, Fragebögen, Beobachtung des Verhaltens) eingesetzt.
Unabdingbarer Teil eines Audits sollte ein Abschlussgespräch (direkt im Anschluss oder einige Wochen später) zwischen Auditoren und Führungskraft sein, in dem Letztere die Eindrücke aus dem Audit zurückgemeldet erhält.
3. Berichterstattung
Meisten werden die Beobachtungen, Eindrücke und Einschätzungen aus dem Audit in einem schriftlichen Bericht festgehalten; der Teilnehmer sollte stets eine Kopie des Berichts erhalten.
Zusätzlich wird dem Auftraggeber des Audits (meist: Vorstand und/oder Aufsichtsrat) eine Übersicht über die Ergebnisse präsentiert. Dabei wird die Einschätzung der Führungskräfte sowie des Managements insgesamt vorgestellt.
4. Nachkontrolle und Follow-up-Prozess
Wichtig ist, dass aus dem Audit konkrete Maßnahmen folgen. Als Minimum sollte es ein Gespräch zwischen der jeweiligen Führungskraft und ihrem Vorgesetzten über die Ergebnisse des Audits geben, in dem konkrete Entwicklungsmaßnahmen und -schritte vereinbart werden.
Zu empfehlen ist es, nach einiger Zeit (ca. 6 Monate) eine Evaluation des Audits vorzunehmen, in der Teilnehmer wie Auftraggeber den Ablauf und die Ergebnisse des Audits bewerten.
Auditvorbereitung für Mitarbeiter
Ein Audit hat fast immer Konsequenzen für die teilnehmenden Führungskräfte – im Fall einer positiven Einschätzung eine aktive Rolle in der Umsetzung der Strategie, im negativen Fall das Gegenteil. Deshalb sollten Sie als Teilnehmer in einem Audit zur Vorbereitung folgender Checkliste folgen.
1. Bereiten Sie sich vor!
In einem Audit geht es um Passung der Mitarbeiter zur Strategie des Unternehmens. Über die Strategie sollten Sie sich gründlich informieren. Eine guter Ausgangspunkt ist der Geschäftsbericht (bei börsennotierten Unternehmen). Aber auch interne Dokumente, die Mitarbeitern zumeist zugänglich sind, liefern hilfreiche Informationen. Was sind die Probleme und Risiken, die auf das Unternehmen zukommen? Wie will man diese bewältigen?
Machen Sie sich außerdem Gedanken, wie Sie zur Umsetzung der Strategie in Ihrem Verantwortungsbereich beitragen können.
2. Informieren Sie sich über die Person des Auditors und die Inhalte des Audits
Informieren Sie sich, wenn möglich darüber, wer das Audit durchführt und was die Inhalte des Audits sind. Ein Management-Audit ist ein diagnostisches Verfahren und sollte wie alle diagnostischen Verfahren den Standards der DIN 33430 folgen.
3. Ehrlichkeit siegt
Ehrlichkeit heißt zuerst: stellen Sie Ihr Licht nicht unter den Scheffel, machen Sie klar, worauf Sie stolz sind. Dabei sollten Sie auch verdeutlichen, was Ihr Beitrag zu den Erfolgen war, das heißt, sprechen Sie von „ich” und nicht von „wir”.
Aber auch Misserfolge und Fehler sollte man offen kommunizieren – dabei aber deutlich machen, was man daraus gelernt hat (s. Punkt 5).
Ehrlichkeit heißt aber auch, dass Sie Kritik am Unternehmen offen äußern können: welche Prozesse verhindern den Erfolg? Welche Produkte werden vom Kunden nicht gemocht? Welche Ihrer Ideen wurden nicht gehört? Was würden Sie anders machen? Ein Audit ist immer auch eine Chance, eigene Ideen und Vorschläge anzubringen.
4. Der Auditor kennt weder Sie noch das Unternehmen
Denken Sie daran, der Auditor kennt weder Sie noch das Unternehmen – will aber beides kennenlernen. Im Zweifel fragen Sie lieber einmal mehr nach, ob der Auditor alle Fachbegriffe oder Spezifika kennt, im Zweifel erklären Sie sie.
Damit der Auditor Sie und Ihre Fähigkeiten kennenlernt, empfiehlt es sich, berufliche Ereignisse nach der Methode des „Handlungsdreiecks” darzustellen:
- Ausgangssituation – was war die Situation, das Problem, was ist vorher passiert?
- Handlung – was haben Sie konkret gemacht, welche Schwierigkeiten waren zu überwinden, wie haben Sie darauf reagiert?
- Ergebnis – was ist am Ende herausgekommen? Was haben sie daraus gelernt? Was würden sie heute anders machen?
5. Selbstreflexion
Auditoren erwarten nicht den perfekten Menschen. Im Gegenteil, die Ecken und Kanten sind es, die eine Führungskraft mit viel Erfahrung ausmachen. Das wichtigste ist, dass man seine Ecken und Kanten kennt und gelernt hat, damit umzugehen.
Zur Vorbereitung können sie ruhig mal Personen ihres Vertrauens fragen, womit sie andere gelegentlich einmal nerven können.
Im Gespräch mit den Auditoren sollten sie diese Dinge auch offen mitteilen – Selbst(er)kenntnis wird von Auditoren immer positiv bewertet!
6. Keine Angst vor Tests und Fragebögen
Häufig werden im Vorfeld eines Audits Tests und Fragebögen eingesetzt. Mitunter wird empfohlen, vorher zu üben. Unsere Empfehlung ist eher, solche Verfahren entspannt und konzentriert anzugehen und sich nicht nervös zu machen. Der wichtigste Teil im Audit ist immer das persönliche Gespräch/Interview, alles andere dient nur zur Abrundung der Einschätzung durch die Auditoren.
7. Konstruktiver Umgang mit Feedback
Nehmen Sie das Feedback ruhig entgegen, hören Sie zuerst einmal zu. Reagieren Sie nicht mit ”das stimmt alles nicht”, sondern nehmen sie das Feedback der Auditoren als Chance, einen Spiegel vorgehalten zu bekommen. Es geht nicht darum, ob das Feedback richtig oder falsch ist – die Einschätzung der Auditoren ist deren Sichtweisen vor dem Hintergrund deren umfangreichen Erfahrungen.
Man muss ich nicht jedes Feedback zu Herzen nehmen, aber sollte das immer als Chance sehen, über sich nachzudenken und sein Verhalten gegebenenfalls anzupassen und neue Verhaltensweisen auszuprobieren
Zusammenfassung
Vorbereitung Assessment Center Führungskräfte
- Holen Sie sich Feedback von den Mitarbeitern ihres Bereichs oder ihrer Abteilung ein.
-
Machen Sie sich keinen Stress - informieren Sie sich über Inhalt und Ablauf des Assessment Centers.
- Gehen Sie locker und selbstbewusst in das Assessment.
- Machen Sie sich klar, was die Vorgaben des Unternehmens an das Assessment Center sind, d. h. welche Kompetenzen eingeschätzt werden sollen.
Management Audit Vorbereitung/Management Appraisal Vorbereitung
- Informieren Sie sich über die Strategie ihres Unternehmens, haben sie die aktuellen Kennzahlen parat.
- Machen Sie sich ihre Stärken, aber ihre Verbesserungspotenziale deutlich, sprechen sie beides offen an.
- Ansonsten gelten die gleichen Tipps wie für die Vorbereitung Assessment Center.
FAQ
Ein Audit ist eine systematische Qualitätsprüfung. Ein Management-Audit prüft also die Qualität des Managements.
Bei einem Management-Audit werden die Kompetenzen, Fähigkeiten und Entwicklungsfelder des Managements eingeschätzt – sowohl individuell (bezogen auf einzelne Führungskräfte) als auch die des Managements insgesamt.
Alle Führungskräfte eines Unternehmens, eines Unternehmensbereichs oder einer bestimmten Führungsebene.
Praktisch gibt es (anders als bei Qualitätsaudits) keine formalen Voraussetzungen für Auditoren. Die Lizenz gemäß DIN 33430 ist keine Voraussetzungen, um als Auditor tätig zu werden. Auditoren sind zumeist Personalberater (Executive Search) oder psychologisch geschulte Experten.
Kernpunkt des Audits ist ein Gespräch zwischen Auditor und Führungskraft, in dem es um die Passung der jeweiligen Führungskraft zur Strategie des Unternehmens geht.
Das ist unterschiedlich – manche Unternehmen führen jährlich ein Management Audit durch. Zumeist ist eine interne oder externe Veränderung (neue Struktur, Organisation, M&A, neuer Vorstand, geändertes Marktumfeld) der Anlass für ein Audit.
Interne Management-Audits sind nur dann sinnvoll, wenn es um das Audit von Prozessen geht. Zur Einschätzung der Management-Kompetenz werden in der Regel externe Auditoren herangezogen.
Wichtig ist, sich gründlich über die Strategie des Unternehmens zu informieren und auf dieser Basis Ideen für die Umsetzung im eigenen Bereich zu entwickeln.
Ruhig, offen und selbstbewusst. Die eigenen Stärken deutlich schildern, aber auch Dinge, bei denen man mit sich selbst unzufrieden ist.
Es gibt zumeist ein mündliches Feedback sowie einen schriftlichen Ergebnisbericht. Es sollte auch ein Gespräch mit dem Vorgesetzten und/oder der Personalentwicklung über die Ergebnisse des Audits stattfinden.
